Digitaler DeCA in Spanien ab 5. Oktober 2026: Checkliste für Frachtkunden

Ein Lkw, der nach Spanien fährt, fällt nicht automatisch unter die neue Pflicht zum digitalen DeCA. Wer Paletten, Teil- oder Komplettladungen versendet, sollte zuerst die tatsächlich bestellte Transportleistung einordnen: grenzüberschreitender Transport oder spanischer Inlandstransport? Diese Unterscheidung verhindert, dass das falsche Dokument verlangt und zugleich eine separat beauftragte Weiterverteilung übersehen wird.

Was sich am 5. Oktober 2026 ändert

Die achte Übergangsbestimmung des spanischen Gesetzes 9/2025 verlangt das digitale Format zehn Monate nach Inkrafttreten. Das Gesetz wurde am 4. Dezember 2025 veröffentlicht und trat am Folgetag in Kraft. Daraus ergibt sich der 5. Oktober 2026. Am 1. Oktober liegt dieser Termin noch in der Zukunft. Der Beschluss vom 5. Juni 2026, veröffentlicht am 12. Juni, legt Anforderungen an Systeme und Dokumente fest.

Die Einleitung umfasst Inlandstransporte einschließlich Kabotage und grenzt internationale Transporte ab, die teilweise durch Spanien führen. Artikel 2 der Verordnung FOM/2861/2012 enthält Ausnahmen, etwa bestimmte genehmigungsfreie Transporte, Umzüge, spezielle Fahrzeugbergungen und entsprechend definierte Paketdienste. Eine kleine Palettensendung ist nicht automatisch ein ausgenommener Pakettransport.

Zwei Fahrten erfordern unterschiedliche Prüfungen

Illustratives Beispiel, kein tatsächlicher Kundenauftrag: Ein französischer Hersteller versendet Paletten von Lyon nach Barcelona und beauftragt anschließend separat Barcelona–Madrid. Jede Leistung muss einzeln betrachtet werden. Weder die Nationalität des Kunden noch ein ausländisches Fahrzeug beantwortet allein die Dokumentenfrage.

Das Erstellen eines Dokuments berechtigt nicht automatisch zur zweiten Fahrt. Dokumentation und Zulässigkeit einer Kabotageleistung sind getrennte Fragen. Klären Sie, wer die einzelnen Transporte beauftragt, bevor ein einziges Dokument für die gesamte geschäftliche Vereinbarung vorgesehen wird.

Ein gescanntes PDF genügt nicht

Der Beschluss vom Juni 2026 verlangt ein aus strukturierten Daten digital erzeugtes PDF mit höchstens 5 MB und einem QR-Code zum Dokument. Ein Papierfrachtbrief, der fotografiert und als PDF gespeichert wird, erfüllt diese Definition nicht.

Der Link muss den direkten PDF-Download über HTTPS ermöglichen, ohne Anmeldung oder zusätzliche Download-Schaltfläche. Das Dokument muss vor dem tatsächlichen Beginn der Transportleistung erzeugt werden. Der Fahrer darf eine elektronische oder gedruckte Kopie mit QR-Code mitführen. Die Digitalisierung verbietet daher nicht jede Papierkopie. Handschriftliche Änderungen auf einer solchen Kopie aktualisieren jedoch nicht den DeCA.

Checkliste vor der Beladung

Diese Checkliste unterstützt die Arbeitsvorbereitung; sie ersetzt nicht die vollständigen gesetzlichen Pflichtangaben.

1. Transport einordnen: Adressen, einzelne Leistungen sowie den inländischen oder internationalen Charakter jeder Fahrt bestätigen.
2. Beteiligte bestimmen: Festhalten, wer unmittelbar mit dem ausführenden Frachtführer kontrahiert und wer fährt; nicht nur die Empfängerdaten übernehmen.
3. Daten abstimmen: Warenart, Gewicht, Datum und Orte liefern und die Fahrzeugangaben vor Abfahrt bestätigen lassen.
4. Erstellung zuweisen: Vereinbaren, wer die Datei erzeugt und den Inhalt kontrolliert, statt alle offenen Angaben dem Fahrer an der Rampe zu überlassen.
5. Zugriff testen: QR-Code auf einem weiteren Gerät öffnen, das richtige PDF herunterladen und dem Fahrer die Kopie übergeben.
6. Änderungen planen: Festlegen, wer geänderte Fahrzeug- oder Sendungsdaten einträgt und wie die richtige Version während des Transports zum Fahrer gelangt.

DeCA, CMR und Abliefernachweis unterscheiden

Der DeCA dient der Verwaltungskontrolle. Er belegt allein keine Warenannahme durch den Empfänger. Die Reform verpflichtet auch nicht pauschal zum elektronischen CMR für jede internationale Fahrt. Der Beschluss lässt andere Dokumentformate als DeCA zu, sofern sie die vorgeschriebenen Daten und technischen Merkmale erfüllen. Die Überschrift „CMR“ reicht deshalb nicht als Nachweis.

Vertraglicher Auftraggeber und ausführender Frachtführer müssen die Dateien nach dem Beschluss mindestens ein Jahr aufbewahren. Klären Sie den Archivzugriff bereits bei Einführung des Ablaufs. Ein während der Fahrt erreichbarer Link und eine dauerhafte Aufbewahrung erfüllen unterschiedliche Aufgaben; ein erfolgreicher QR-Test ersetzt die Archivprüfung nicht.

Abschnitt neun eröffnet außerdem einen regelkonformen eFTI-Weg. Die PDF-Checkliste beschreibt den üblichen Dokumentenweg, nicht sämtliche zulässigen Lösungen.

Eine brauchbare Transportanfrage vorbereiten

Für eine Anfrage bei Remo&Co nennen Sie Adressen, Termine, Palettenzahl, verpackte Abmessungen, Gewicht und Anforderungen beim Be- und Entladen. Kennzeichnen Sie einen gesonderten spanischen Inlandstransport neben der internationalen Beförderung ausdrücklich. Damit lassen sich die Anfrage prüfen und die dokumentarischen Zuständigkeiten mit den Beteiligten klären. Stellen Sie vertrauliche Versandunterlagen nicht allein für eine Preisanfrage über einen öffentlichen Link bereit.

Sendungsunterlagen vorbereiten und Nachweise unterscheiden:

• So bereiten Sie eine Straßenfracht-Sendungsakte vor
• CMR vs POD: was Liefernachweis wirklich bedeutet
• Kabotageregeln ohne Juristendeutsch erklärt

Angebot für einen Straßengütertransport anfragen

Quellenstand: 1. Oktober 2026. Vorschriften zum Anwendungsbeginn am 5. Oktober und vor einer späteren Veröffentlichung erneut prüfen.